Montag, 9:30. Der Posteingang ist voll. Das meiste braucht keine Antwort — Newsletter, Benachrichtigungen, Service-Updates, weitere Mails von einem Kunden, mit dem du die ganze Woche schon redest. Du musst sie nicht aufmerksam lesen, du musst nicht antworten — sie müssen einfach im richtigen Ordner landen, damit dein Posteingang nicht zur Krimskrams-Schublade wird.
Der sauberste Zustand ist ein leerer Posteingang: Alles, was angekommen ist, ist sortiert, und jede Mail liegt dort, wo sie hingehört. Wenn du eine Konversation mit einem Kunden suchst — sie liegt im Kundenordner. Wenn du die Rechnungen vom letzten Jahr brauchst — sie sind in „Rechnungen". Kein Berg ungelesener Mails, kein endloses Scrollen.
Die meisten Mails muss man nicht einmal öffnen — Absender und Betreff sagen schon, wohin sie gehören. Aber jede einzelne muss trotzdem mit der Maus in den richtigen Ordner gezogen werden. Ein paar Sekunden pro Mail, dutzende Mails — jeden Tag.
Apple Mail ist großartig darin, Mails anzuzeigen. Schlecht ist es bei einer Sache: sie schnell abzuarbeiten. Es gibt keinen Shortcut für „Verschiebe alle Mails von diesem Absender hierhin". Es gibt kein „Lösche diesen ganzen Thread mit einem Klick". Drag-and-Drop durch den Ordnerbaum ist dein Höchsttempo.
Was Sortail macht
Sortail ist ein schwebendes Panel, das neben Apple Mail sitzt. Es erscheint, wenn Mail aktiv ist, und versteckt sich, wenn du wegwechselst. Es ersetzt Mail nicht und öffnet keinen eigenen Client — es ist einfach eine Fernbedienung für schnellen Zugriff.
Drei Aktionen — Move, Delete, Archive — jeweils auf drei Ebenen: eine Nachricht, der ganze Thread oder alle Mails des Absenders auf einmal.
Ein typisches Szenario: Ein Kunde hat diese Woche 15 Mails geschickt — Aufgabenbesprechung, Dateianhänge, Vereinbarungen. Vorher: per Shift-Klick auswählen, in den Kundenordner ziehen und hoffen, dass keine fehlt. Jetzt: ein Tipp auf „Move Sender" und alle 15 landen in einem Schritt im richtigen Ordner. Ein langer Thread, in dem alles längst entschieden wurde — „Delete Thread", und er ist komplett weg.
Wenn du eine Mail in einen Ordner verschiebst, merkt sich Sortail: dieser Absender → dieser Ordner. Bei der nächsten Mail desselben Absenders ist der Ordner in der Combo-Box bereits vorausgewählt — du drückst Move, und die Mail liegt da, wo sie hingehört. Kein Raten, kein Suchen im Ordnerbaum mit der Maus.
Mark as Read beim Verschieben ist ein optionaler Schalter, mit dem sich der Posteingang automatisch von gelesenen Mails befreit.
Das ist keine KI und kein Kategorisierer. Sortail versucht nicht, deine Mails zu lesen und zu entscheiden, was damit zu tun ist. Es beschleunigt nur die Entscheidungen, die du sowieso schon selbst triffst.
Alle Konten, ein Ort
In Mail.app ist alles fragmentiert. Du hast Gmail für die Arbeit, iCloud für die Familie, ein IMAP-Konto für Newsletter, und noch eins — ein altes Uni-Postfach, das du irgendwie nicht loswirst. Jedes hat seine eigene Ordnerhierarchie, und die Hierarchien schneiden sich nicht. Wenn du etwas in „Travel" ablegen willst, versuche dich zu erinnern, in welchem der vier Konten dieser Ordner liegt.
Sortail arbeitet über alle Konten gleichzeitig. Die Ordner-Combo zeigt sie nebeneinander — [work] Travel, [icloud] Travel, [old-imap] Travel — du wählst den richtigen aus. Wenn du „Move Sender" ausführst, geht Sortail jedes Konto durch, findet Mails dieses Absenders, wo immer sie sind, und verschiebt sie in den von dir gewählten Ordner — auch wenn der Absender sowohl an dein Gmail als auch an dein iCloud geschrieben hat.
Für Gmail-Konten spricht Sortail außerdem direkt mit Google über die Gmail API. Das heißt, „Archive" archiviert so, wie Gmail es erwartet — entfernt das INBOX-Label, lässt die Nachricht in All Mail — nicht der übliche IMAP-Client-Trick, eine Kopie in einen lokalen „Archive"-Ordner zu legen.
Eine eigenständige App, kein Plugin
Die größte Architektur-Entscheidung ganz am Anfang: Sortail ist kein Mail-Plugin. Keine Erweiterung, kein Mail Extension, kein Bundle, das in Mail geladen wird.
Mail-Plugins sterben historisch gesehen. Apple besitzt den Mail-Prozess und ändert seine Internals — oder schließt APIs — von Zeit zu Zeit. MailHub, nach dem viele bis heute „MailHub alternative" googlen, war ein Plugin. Es hat nach einem macOS-Update bei allen Nutzern auf einmal aufgehört zu funktionieren.
Sortail ist anders gebaut. Es ist eine eigenständige Anwendung, die mit Mail über öffentliche Schnittstellen kommuniziert: AppleScript für Befehle, Mails lokale Datenbank (Envelope Index) für Metadaten, die Gmail API für Gmail-Konten. Diese Schnittstellen sind seit Jahrzehnten stabil. Apple unterstützt Drittanbieter-Integrationen darauf offiziell und bricht sie nicht zwischen macOS-Versionen.
Was das in der Praxis bedeutet: Wenn Apple das nächste macOS ausliefert, läuft Sortail weiter. Kein Notfall-Patch, kein „Gib uns ein paar Tage, um die Kompatibilität zu reparieren".
Für wen es ist
Sortail ist für Leute, die ihre Mails selbst sortieren und das schneller machen wollen.
Es ist nicht für Leute, die einen vollautomatischen Posteingang oder einen neuen Mail-Client wollen. Und es ist ausschließlich für Apple Mail — Spark, Mimestream und Airmail werden nicht unterstützt.
